BAB V Konsep Organisasi & Manajemen Sehubungan Dengan Sistem Informasi

BAB V

Konsep Organisasi & Manajemen Sehubungan Dengan Sistem Informasi

A.      Konsep Organisasi

 Secara konseptual ada dua batasan yang perlu dikemukakan di sini, yakni istilah “organization” sebagai kata benda dan “organizing” (pengorganisasian) sebagai kata kerja, menunjukkan pada rangkaian aktivitas yang harus dilakukan secara sistematis.

Organisasi adalah suatu sistem, mempunyai struktur dan perencanaan yang dilakukan dengan penuh kesadaran, di dalamnya orang-orang bekerja dan berhubungan satu sama lain dengan suatu cara yang terkoordinasi, kooperatif, dan dorongan-dorongan guna mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan (Beach, 1980; Champoux, 2003).Apabila kita membicarakan organisasi sebagai suatu sistem, berarti memandangnya terdiri dari unsur-unsur yang saling bergantungan dan di dalamnya terdapat sub-sub sistem. Sedangkan struktur di sini mengisyaratkan bahwa di dalam organisasi terdapat suatu kadar formalitas dan adanya pembagian tugas atau peranan yang harus dimainkan oleh anggota-anggota kelompoknya.

Dari kedua definisi di atas, dapat dinyatakan betapa pentingnya organisasi sebagai alat administrasi dan manajemen dalam melaksanakan segala kebijakan/keputusan yang dibuat pada tingkatan administratif maupun manajerial. Dalam hubungan ini, hakiki organisasi dapat ditinjau dari dua sudut pandangan. Pertama, organisasi dipandang sebagai wadah, tempat di mana kegiatan administrasi dan manajemen dilaksanakan. Kedua, sebagai proses yang berusaha menyoroti interaksi (hubungan) antara orang-orang yang terlibat di dalam organisasi itu.

Dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen, manajer terlibat dalam membentuk kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan fungsi tersebut, pengambilan keputusan dan interaksi manusia. Interaksi manusia adalah orang-orang di dalam dan di luar organisasi dan dengan atasan serta bawahan. Baik mutu pengambilan keputusan maupun interaksi dengan orang akan mempengaruhi efektivitas dalam mana organisasi beroperasi. Fungsi manajemen, pengambilan keputusan dan interaksi mansuia dibatasi oleh sumber daya yang tersedia bagi organisasi dan kendala luar organisasi (industri, masyarakat dll) dalam mana organisasi beroperasi.

B. Struktur Keorganisasian – Model Dasar 
Struktur Keorganisasian adalah susunan subsistem-subsistem dengan hubungan antara wewenang dan tanggung jawab.

• Struktur Hirarki : Struktur keorganisasian dasar adalah sebuah struktur hirarki dengan manajemen puncak paling atas dalam bagan, manajemen menengah/madya ditengah dan manajemen bawahan di tempat paling bawah.
• Spesialisasi : Organisasi membagi pekerjaan atas tugas-tugas khusus hingga menimbulkan spesilisasi
• Hubungan Lini dan Staf : Lini (Garis utuh) menjelaskan wewenang perintah langsung dari fungsi-fungsi dalam organisasi. Contoh : manajer penjualan menerima laporan dari para sales. Wewenang mengalir dari atas ke bawah
•  Wewenang dan Tanggung Jawab : Wewenang adalah hak untuk memerintah. Bila seseorang memiliki tanggung jawab untuk sebuah kegiatan, ia harus memiliki wewenang.
• Rentang Kendali (Span Of Control) : Menunjukkan banyaknya bawahan yang diawasi oleh seorang supervisor.

Struktur Organisasi – Variasi
Pada model dasar menekankan garis wewenang, kesatuan perintah (seseorang bawahan hanya memiliki seorang atasan), rentang kendali yang sempit dan penggunaan dukungan staf terhadap organisasi lini.
Tiga variasi pokok dalam model dasar keorganisasian yaotu :

1.  Organisasi Fungsional : seorang manajer bertanggung jawab untuk fungsi tertentu.
2. Organisasi Divisional : tiap-tiap divisi bertanggung jawab terhadap semua fungsi dalam divisinya. Biasanya organisasi ini dibentuk berdasarkan produk/jasa yang dihasilkan.
3. Organisasi Proyek : dalam organisasi ini sumber-sumber daya adalah proyek-proyek yang harus ditangani oleh perusahaan dengan dipimpin oleh seorang pimpinan proyek.

C.  Konsep Manajemen

 1.  Pengertian Manajemen

Dilihat dari asal katanya, kata manajemen atau management dalam Bahasa Inggris berasal dari kata Italia, maneggiare yang kurang lebih berarti menangani atau to handle. Dalam bahasa latin ada kata yang punya pengertian hampir sama yakni manus yang artinya tangan atau menangani.
Sementara berbicara tentang definisi, layaknya istilah-istilah lain dalam kajian Ilmu Sosial, Manajemen juga memiliki sejumlah definisi yang diberikan para ahli. Disini hanya akan dikemukakan satu definisi yang diungkapkan oleh GR Terry sebagai berikut.

§  Manajemen merupakan sebuah proses yang khas, yang terdiri dari tindakan-tindakan: Perencanaan, Pengorganisasian, Penggiatan dan Pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.

§  Pengertian lain manajemen adalah sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui serangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya.

     D.  Sarana-sarana Manajemen

       Untuk mencapai tujuan yang dicapai diperlukan sebuah sarana, yakni sebuah sarana manajemen yang terdiri dari men, money, material, machine, method, dan market atau yang lebih dikenal 6M.

1)      Men

Yakni Sumber daya manusia yang melakukan kegiatan manajemen dan produksi. Dengan adanya faktor SDM, kegiatan manajemen dan produksi dapat berjalan, karena pada dasarnya faktor SDM sangat berperan penting dalam kegiatan manajemen dan produksi.

2)      Money

Yakni faktor pendanaan atau keuangan. Tanpa ada keuangan yang memadai kegiatan perusahaan atau organisasi takan berjalan sebagaimana mestinya, karena pada dasarnya keuangan ialah darah dari perushaan atau organisasi. Hal keuangan ini berhubungan dengan masalah anggaran (Budget), upah karyawan (Gaji), dan pendapatan perusahaan atau organisasi.

3)      Materials

Yakni berhubungan dengan barang mentah yang akan diolah menjadi barang jadi. Dengan adanya barang mentah maka dapat dijadikan suatu barang yang bernilai sehingga dapat mendatangkan keuntungan.

4)      Machine

Yakni mesin pengolah atau teknologi yang dipakai dalam mengolah barang mentah menjadi barang jadi. Dengan adanya mesin pengolah, maka kegiatan produksi akan lebih efisien dan menguntungkan.

5)      Method

Yakni tata cara melakukan kegiatan manajemen secara efektif dengan menggunakan pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran agar tercapai suatu tujuan akan dituju.

6)      Market

Yakni tempat untuk memasarkan produk yang telah dihasilkan. Seorang manajer pemasaran dituntut untuk dapat menguasai pasar, sehingga kegiatan pemasaran hasil produksi dapat berlangsung. Agar pasar dapat dikuasai, maka kualitas dan harga barang haruslah sesuai dengan selera konsumen dan daya beli masyarakat.

 Fungsi Manajemen

Pada intinya fungsi-fungsi manajemen meliputi fungsi Perencanaan, Pelaksanaan dan Evaluasi. Namun dalam pelaksanaannya fungsi-fungsi dasar tersebut bisa dikembangkan secara fleksibel sesuai kebutuhan organisasi.

Berikut adalah fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan oleh Dessler, 1996:

1)  Planning : Meliputi penentuan tujuan, tindakan, pengembangan aturan dan prosedur-prosedur, pengembangan rencana dan melakukan prediksi.

  2)  Organizing : Meliputi pemberian tugas, bagian-bagian, pendelegasian wewenang, mengkoordinir pekerjaan.

  3)  Staffing : meliputi rekruitmen karyawan, pelatihan dan pengembangan.

4)  Leading : mencakup pemberian perintah, menjaga motivasi dan semangat kerja karyawan

 5)  Controlling : menentukan standar, melakukan perbaikan bila diperlukan.

Fungsi-fungsi manajemen diperlukan agar keseluruhan sumber daya organisasi dapat dikelola dan dipergunakan secara efektif dan efisien sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.

           

E.  Interaksi Manusia dalam Suatu Organisasi

Interaksi manusia sangat penting dalam sebuah organisasi. Pengaruh berbagai pola kepemimpinan yang berbeda atas produktivitas tampaknya tergantung pada beberapa faktor. Akan tetapi, kepuasan pekerja biasanya lebih tinggi dengan manajemen yang suportif dan partisipasif. Teori manajemen pada mulanya agak bersifat mekanis dalam pandangan atas interaksi manusia dalam suatu organisasi. Tujuan para anggota sebuah organisasi dianggap konsisten dengan tujuan organisasi. Gerakan hubungan kemanusiaan yang dimulai dengan hasil penelitian “Hawthorne” yang dikenal antara tahun 1927 sampai dengan 1932 telah membentuk konsep tentang organisasi sebagai suatu sistem sosial. Motivasi ternyata didasari oleh lebih dari sekedar imbalan ekonomis.

Motivasi adalah alasan seseorang menjalankan kegiatan. Hal ini biasanya dijelaskan dalam istilah dorongan atau kebutuhan manusia. Kebutuhan seorang manusia tidak tetap. Kebutuhan ini berubah dari waktu kewaktu bersamaan dengan tingkat karirnya dan sementara itu kebutuhan tertentu mendapat lebih banyak kepuasan.

Sebuah klasifikasi yang bermanfaat tentang kebutuhan umum manusia adalah sebuah hirarki yang dikembangkan oleh Abraham Maslow. Hirarki Maslow berguna karena menunjukan sebuah dimensi penting dalam kebutuhan manusia.

Sebuah klasifikasi yang lebih langsung berhubungan dengan situasi kerja telah dikembangkan oleh Frederick Herzberg mengenai dua faktor yang berhubungan dengan kepuasan kerja.

Kepemimpinan

Dalam suatu organisasi kepemimpinan merupakan faktor yang sangat penting dalam menentukan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Kepemimpinan merupakan titik sentral dan penentu kebijakan dari kegiatan yang akan dilaksanakan dalam organisasi. Kepemimpinan adalah aktivitas untuk mempengaruhi perilaku orang lain agar supaya mereka mau diarahkan untuk mencapai tujuan tertentu (Thoha, 1983:123).

Sedangkan menurut Robbins (2002:163) Kepemimpian adalah kemampuan untuk mempengaruhi suatu kelompok untuk mencapai tujuan. Sedangkan menurut Ngalim Purwanto (1991:26) Kepemimpinan adalah sekumpulan dari serangkaian kemampuan dan sifat-sifat kepribadian, termasuk didalamnya kewibawaan untuk dijadikan sebagai sarana dalam rangka meyakinkan yang dipimpinnya agar mereka mau dan dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan rela, penuh semangat, ada kegembiraan batin, serta merasa tidak terpaksa.
Dari pengertian diatas kepemimpinan mengandung beberapa unsur pokok antara lain:

1)  kepemimpinan melibatkan orang lain dan adanya situasi kelompok atau organisasi tempat pemimpin dan anggotanya berinteraksi,

2)  di dalam kepemimpinan terjadi pembagian kekuasaan dan proses mempengaruhi bawahan oleh pemimpin, dan

3)      adanya tujuan bersama yang harus dicapai.

Dari uraian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa kepemimpinan adalah kemampuan untuk mempengaruhi perilaku seseorang atau sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu pada situasi tertentu.

kepemimpinan adalah kemampuan untuk mempengaruhi perilaku seseorang atau sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu pada situasi tertentu. Kepemimpinan merupakan masalah sosial yang di dalamnya terjadi interaksi antara pihak yang memimpin dengan pihak yang dipimpin untuk mencapai tujuan bersama, baik dengan cara mempengaruhi, membujuk, memotivasi dan mengkoordinasi. Dari sini dapat dipahami bahwa tugas utatna seorang pemimpin dalam menjalankan kepemimpinannya tidak hanya terbatas pada kemampuannya dalam melaksanakan program-program saja, tetapi lebih dari itu yaitu pemimpin harus mempu melibatkan seluruh lapisan organisasinya, anggotanya atau masyarakatnya untuk ikut berperan aktif sehingga mereka mampu memberikan kontribusi yang posetif dalam usaha mencapai tujuan.
Faktor-faktor penting yang terdapat dalam pengertian kepemimpinan:

1)      Pendayagunaan Pengaruh

2)      Hubungan Antar Manusia

3)      Proses Komunikasi dan

4)      Pencapaian Suatu Tujuan.

Unsur-Unsur Mendasar

Unsur-unsur yang mendasari kepemimpinan dari definisi-definisi yang dikemukakan di atas, adalah:

         1)  Kemampuan mempengaruhi orang lain (kelompok/bawahan).

         2)  Kemampuan mengarahkan atau memotivasi tingkah laku orang lain atau kelompok.

         3)  Adanya unsur kerja sama untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Prinsip-Prinsip Dasar Kepemimpinan

Karakteristik seorang pemimpin didasarkan kepada prinsip-prinsip (Stephen R. Coney) sebagai berikut:

1)   Seorang yang belajar seumur hidup : Tidak hanya melalui pendidikan formal, tetapi juga diluar sekolah. Contohnya, belajar melalui membaca, menulis, observasi, dan mendengar. Mempunyai pengalaman yang baik maupun yang buruk sebagai sumber belajar.

2)  Berorientasi pada pelayanan : Seorang pemimpin tidak dilayani tetapi melayani, sebab prinsip pemimpin dengan prinsip melayani berdasarkan karir sebagai tujuan utama. Dalam memberi pelayanan, pemimpin seharusnya lebih berprinsip pada pelayanan yang baik.

3) Membawa energi yang positif : Setiap orang mempunyai energi dan semangat. Menggunakan energi yang positif didasarkan pada keikhlasan dan keinginan mendukung kesuksesan orang lain. Untuk itu dibutuhkan energi positif untuk membangun hubungan baik. Seorang pemimpin harus dapat dan mau bekerja untuk jangka waktu yang lama dan kondisi tidak ditentukan. Oleh karena itu, seorang pemimpin haras dapat menunjukkan energi yang positif, seperti :

a)  Percaya pada orang lain : Seorang pemimpin mempercayai orang lain termasuk
staf bawahannya, sehingga mereka mempunyai motivasi dan mempertahankan pekerjaan yang baik. Oleh karena itu, kepercayaan harus diikuti dengan kepedulian.

b) Keseimbangan dalam kehidupan : Seorang pemimpin haras dapat menyeimbangkan tugasnya. Berorientasi kepada prinsip kemanusiaan dan keseimbangan diri antara kerja dan olah raga, istirahat dan rekreasi. Keseimbangan juga berarti seimbang antara kehidupan dunia dan akherat.

c)  Melihat kehidupan sebagai tantangan : Kata 'tantangan' sering diinterpretasikan negatif. Dalam hal ini tantangan berarti kemampuan untuk menikmati hidup dan segala konsekuensinya. Sebab kehidupan adalah suatu tantangan yang dibutuhkan, mempunyai rasa aman yang datang dari dalam diri sendiri. Rasa aman tergantung pada inisiatif, keterampilan, kreatifitas, kemauan, keberanian, dinamisasi dan kebebasan.

d) Sinergi : Orang yang berprinsip senantiasa hidup dalam sinergi dan satu katalis perubahan, Mereka selalu mengatasi kelemahannya sendiri dan lainnya. Sinergi
adalah kerja kelompok dan memberi keuntungan kedua belah pihak. Menurut The New Brolier Webster International Dictionary, Sinergi adalah satu kerja kelompok, yang mana memberi hasil lebih efektif dari pada bekerja secara perorangan. Seorang pemimpin harus dapat bersinergis dengan setiap orang, atasan, staf, teman sekerja.

e)  Latihan mengembangkan diri sendiri : Seorang pemimpin harus dapat memperbaharui diri sendiri untuk mencapai keberhasilan yang tinggi. Jadi dia tidak hanya berorientasi pada proses. Proses dalam mengembangkan diri terdiri dari beberapa komponen yang berhubungan dengan:

·         pemahaman materi

·         memperluas materi melalui belajar dan pengalaman

·         mengajar materi kepada orang lain

·         mengaplikasikan prinsip-prinsip

·         memonitoring hasil

·         merefleksikan kepada hasil

·         menambahkan pengetahuan baru yang diperlukan materi

·         pemahaman baru

·         kembali menjadi diri sendiri lagi.