BAB II
KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI
1 DENISI
DATA & INFORMASI
A. Pengertian Data & Informasi
Data ialah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi
penerimanya dan masih memerlukan suatu pengolahan. Dalam kehidupan banyak
sekali hal-hal yang terjadi, keanekaragaman kejadian dari kehidupan setiap
orang berbeda-beda sehingga cara pandang setiap orang terhadap kejadian
tersebut pun berbeda-beda (sesuai dengan apa yang menjadi prinsip dan standar
atau tolak ukurnya).
Dalam dunia IT dan kebutuhan yang disesuaikan, ternyata
banyak sekali kejadian yang jika kita pandang untuk kemajuan teknologi dan
komunikasi dapat dibuat prosedur dan aturan yang sama sehingga informasi yang
dibutuhkan dari suatu kasus akan sama. Biasanya dalam dunia IT yang menjadi
permasalahan adalah kasus-kasus yang sering terjadi dan untuk penyelesaiannya
masih dengan prosedur yang manual. Beberapa contoh kasus yang terjadi
dibeberapa tempat, seperti pengelolaan data administrasi, pengelokaan data
perpustakaan (sudah banyak yang tidak manual), dan lain-lain. Untuk mengatasi
beberapa contoh kasus diatas diperlukan data dan informasi yang
dibutuhkan.
Macam-Macam
Data Berdasarkan Sumber Data :
1. Data Internal adalah data yang
menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi secara internal. Contoh
: data keuangan, data pegawai, data produksi.
- Data Eksternal adalah data yang
menggambarkan situasi serta kondisi yang ada di luar organisasi. Contoh :
data jumlah penggunaan suatu produk pada konsumen, tingkat preferensi
pelanggan, persebaran penduduk, dan lain sebagainya.
Klasifikasi
Data Berdasarkan Jenis Datanya :
- Data Kuantitatif adalah data
yang dipaparkan dalam bentuk angka-angka. Misalnya adalah jumlah pembeli
saat hari raya idul adha, tinggi badan siswa kelas 3 ips 1, dan lain-lain.
- Data Kualitatif adalah data
yang disajikan dalam bentuk kata-kata yang mengandung makna. Contohnya
seperti persepsi konsumen terhadap botol air minum dalam kemasan, anggapan
para ahli terhadap psikopat dan lain-lain.
Jenis-jenis
Data Menurut Waktu Pengumpulannya :
- Data Cross Section adalah data
yang menunjukkan titik waktu tertentu. Contoh : laporan keuangan per 31
desember 2006, data pelanggan PT. angin ribut bulan mei 2004, dan lain
sebagainya.
- Data Time Series / Berkala Data
berkala adalah data yang datanya menggambarkan sesuatu dari waktu ke waktu
atau periode secara historis. Contoh : data time series adalah data
perkembangan nilai tukar dollar amerika terhadap euro eropa dari tahun
2004 sampai 2006, jumlah pengikut jamaah nurdin m. top dan doktor azahari
dari bulan ke bulan, dll. Fakta (bahasa Latin: factus) ialah segala
sesuatu yang tertangkap oleh indra manusia.
B. Pengertian Informasi
Informasi adalah sejumlah data yang telah diolah melalui
pengolahan data dalam rangka menguji tingkat kebenarannya dan ketercapaiannya
sesuai kebutuhan. Sedangkan data merupakan bahan mentahnya.
Beberapa definisi tentang informasi dari sumber yang
berbeda-beda:
a. Menurut Gordon B. Davis dalam
bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations,
Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah
diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai
yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.
b. Menurut Barry E. Cushing
dalam buku Accounting Information System and Business Organization,
dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan
data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.
c. Menurut Robert N. Anthony dan John
Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi
sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.
d. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark
G. Simkin dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and
Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk
yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.
Tiga
hal penting yang harus diperhatikan dari informasi, yaitu:
1. Informasi
merupakan hasil pengolahan data
2. Memberikan makna
3. Bermanfaat
Ciri-ciri
informasi yang berkualitas menurut Mc. Leod (1997) yaitu:
a.
Akurat, artinya informasi mencerminkan keadaan sebenarnya.
b.
Tepat waktu, artinya informasi harus ada saat diperlukan.
c.
Relevan, informasi yang diberikan harus sesuai yang dibutuhkan.
d.
Lengkap, artinya informasi harus utuh, tidak setengah-setengah.
Berikut
ini beberapa ciri informasi yang baik:
a.
Aktual, yaitu informasi terkini yang sedang hangat dibicarakan.
b.
Faktual, yaitu informasi yang didukung dengan fakta sehingga terjamin
kebenarannya.
c.
Bahasa yang di pakai/digunakan singkat, padat dan jelas.
d.
Menarik , yaitu informasi yang memiliki daya tarik atau daya pikat.
Jenis-jenis
informasi meliputi:
1. Absolute Information,
merupakan “pohonnya” informasi yaitu jenis informasi yang disajikan dengan
suatu jaminan dan tidak membutuhkan penjelasan lebih lanjut.
2. Substitusional
Information, jenis informasi yang merujuk pada kasus dimana konsep
informasi digunakan untuk sejumlah informasi. Dalam pengertian ini informasi
kadang kala diganti dengan istilah komunikasi.
3. Philosophic information, jenis
informasi yang berkaitan dengan konsep-konsep yang menghubungkan informasi pada
pengetahuan dan kebijakan.
4. Subjective information,
jenis informasi yang berkaitandengan perasaan dan informasi manusia. Kehadiran
infomasi ini bergantung pada orang yang menyajikannya.
5. Objective information,
jenis informasi yang merujuk pada karakter logis informasi informasi tertentu.
6. Cultural information,
informasi yang memberikan tekanan pada dimensi cultural.
Menurut (Jogiyanto) data yang diolah
melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi
tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan suatu tindakan yang berarti
menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali.
Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model
hingga kembali menghasilkan suatu informasi dan terus menerus akan berulang
hingga membentuk siklus informasi (information circle) atau disebut juga siklus
pengolahan data. Siklus informasi dapat digambarkan sebagai berikut :
C. MUTU INFORMASI
1.
Kualitas Informasi
Kualitas informasi
sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok, yaitu akurasi
(accuracy), relevansi (relevancy), dan tepat waktu (timeliness). (Agus
Mulyanto, 2009 : 247).
a) Akurasi (accuracy)
Sebuah informasi harus
akurat karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan
banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.
Informasi dikatakan akurat apabila informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan,
bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.
Ketidakakuratan sebuah
informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau
kesengajaan sehingga merusak atau mengubah data-data asli tersebut.
Beberapa hal yang dapat
berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah:
1) Informasi
yang akurat harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang
dihasilkan sebagian tentunya akan memengaruhi dalam pengambilan keputusan atau
menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap
kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
2) Informasi
yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan
yang ada dalam proses tersebut.
3) Informasi
harus aman dari segala gangguan (noise) dapat mengubah atau merusak akurasi informasi tersebut dengan tujuan
utama.
b) Tepat Waktu (timeliness)
Informasi yang
dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat
(usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, karena
informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Kesalahan dalam
mengambil keputusan akan berakibat fatal bagi perusahaan. Mahalnya informasi
disebabkan harus cepat dan tepat informasi tersebut didapat. Hal itu disebabkan
oleh kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut
memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru. Dengan demikian diperlukan
teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan
informasi tersebut.
c) Relevansi
(relevancy)
Informasi dikatakan
berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti bahwa informasi
tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap
orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya, informasi mengenai kerusakan
infrastruktur laboratorium komputer ditujukan kepada rektor universitas. Tetapi
akan lebih relevan apabila ditujukan kepada penanggung jawab laboratorium.
2. Nilai
Informasi
Parameter untuk
mengukur nilai sebuah informasi (value of information) ditentukan dari dua hal
pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Namun, dalam kenyataannya informasi
yang biaya untuk mendapatkannya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi
pula.
Menurut Sutarman (2012:14), Nilai dari
informasi ditentukan oleh lima hal yaitu :
1) Untuk memperoleh pemahaman dan
manfaat.
2) Untuk mendapatkan
pengalaman.
3) Pembelajaran yang
terakumulasi sehingga dapat diaplikasikan dalam pemecahan masalah atau proses
bisnis tertentu.
4) Untuk
mengekstrak inplikasi kritis dan merfleksikan pengalaman masa lampau yang
menyedikan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi. Nilai ini
bisa menghindari seorang menajer darimembuat kesalahan yang sama yang dilakukan
oleh manajer lain sebelumnya.
5)
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan
dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir
keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai
efektivitasnya.
Menurut Gordon B. Davis nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas.
Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut :
1) Kemudahan dalam memperoleh
Informasi memiliki
nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang
penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.
2) Sifat luas dan
kelengkapannya
Informasi mempunyai
nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan
lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena
tidak dapat digunakan secara baik.
3) Ketelitian (accuracy)
Informasi mempunyai
nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat.
Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan
kesalahan pengambilan keputusan.
4) Kecocokan dengan pengguna
(relevance)
Informasi mempunyai
nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya.
Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan
kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan
keputusan.
5) Ketepatan waktu
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna
apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga
dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak
dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.
6) Kejelasan (clarity)
Informasi yang jelas akan meningkatkan
kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi
dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.
7) Fleksibilitas/ keluwesannya
Nilai informasi semakin
sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi
diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan.
8) Dapat dibuktikan
Nilai informasi semakin
sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi
bergantung pada validitas data sumber yang diolah.
9) Tidak ada prasangka
Nilai informasi semakin
sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan
adanya kesalahan informasi.
10) Dapat diukur
Informasi untuk pengambilan
keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna.
0 komentar:
Posting Komentar